lunes, 10 de noviembre de 2014

Cómo saber estar en los negocios. El protocolo empresarial

Cuando se oye la palabra protocolo nos suele evocar una impresión como de arcaico, antiguo y pomposo. Algo sólo apto para ceremonias de alto postín.
Lo que no nos damos cuenta es que el protocolo es una serie de normas que simplifican la vida. Y nos ayuda a mejorar nuestras habilidades sociales.

No es necesario actuar como personas estiradas, sino que al actuar con normalidad sepamos cómo se desarrolla un acto. Y detengámonos un momento en este aspecto. Como acto en protocolo no sólo se refiere a un acontecimiento oficial como una Proclamación o  la Jura/Promesa de un cargo público. Los eventos empresariales también son considerados como actos, y por ende gozan también de protocolo.

La presentación.

Se harán en base a tres criterios, la edad, el sexo y la posición que se ocupe en la empresa. Así la de menor rango presentará a la de mayor. En este caso la persona encargada de recibirlos suele ser quien haga las presentaciones.
El saludo es un apretón de manos (existen países que se destila la inclinación e la cabeza en señal de respeto, así que si tu empresa tiene negocios en el extranjero y te envía a países en los que el modo de saludar es distinto, sería recomendable que buscases información acerca de las presentaciones).

Una vez hechas las presentaciones parece que toca abordar el tema del que se vino a hablar. Cierto pero incierto a la vez. Si ejerces de anfitrión deberás comenzar tú la conversación pero  tratando temas banales, aunque a la hora de entrar en materia será también el anfitrión el primero en tocar los temas importantes.
La cosa cambia según el escenario. Si el lugar de la reunión  pasa a ser un almuerzo o cena,  el anfitrión cederá al cliente la iniciativa para hablar de negocios.

Entrando en las negociaciones debemos conocer bien nuestras limitaciones y las de nuestros interlocutores. Hay que saber aprovechar nuestros puntos fuertes y tratar de minimizar nuestros puntos débiles. Al contrario, trataremos de "utilizar" en nuestro provecho los puntos más débiles de nuestro interlocutor. Lo mejor es conocerse perfectamente a uno mismo, y conocer, en la medida de lo posible, la personalidad y el entorno de nuestro interlocutor. Ahora bien, hay que tratar de convencer y nunca de imponer. Trate de persuadir haciéndoles ver que nuestras razones son mejores que las suyas.
 
Cualquier detalle es importante

Si ya se da por cerrada la operación, se da por zanjado el tema, pero no quiere decir que se despidan de forma abrupta. Lo que hay que hacer es cambiar de conversación, algo más distendido. Aquí hay que saber que puede haber ciertos temas  que pese a ser ajenos a la negociación, pueden enturbiar las buenas relaciones que se habían fraguado. Es por ello que no se debe de hablar de políticas, deportes, sexo toros o religión.

Pero en la reunión hay otros puntos importantes más allá de las presentaciones y de la propia negociación en sí.

Indumentaria.

La mejor recomendación es informarse. Si duda o no puede obtenerse esa información, habrá que decantarse por el estilo clásico, un valor seguro. Traje con corbata lisa o sin corbata para los hombres, traje de chaqueta o conjunto falda-blusa, para las mujeres. En la elegancia en el vestir tanto para hombre como para mujer debe haber los siguientes requisitos: comodidad, discreción y sobriedad. Y por supuesto adecuación al sector, porque no visten igual los financieros que los creativos publicitarios.

Dos ejemplos de vestimenta correcta

Tarjeta de visita.

El diseño ha de ser sencillo y elegante, y en un papel de calidad. Recuerda que representa la imagen de la empresa. Nunca debe tener enmiendas ni tachones. Se entregarán en el momento de las presentaciones y, en último caso al final, a  modo de despedida.
En general, ha de entregarse con la mano derecha, agarrada de una esquina dejando el nombre bien visible y en el sentido del interlocutor, para que éste pueda ver nuestros datos de un primer vistazo. Es de buena educación entretenerte un poco mirándola para demostrar interés.

Los regalos de empresa.

Son algo muy socorrido, pero como todo dentro del protocolo tienen una serie de reglas. No se deben hacer nunca antes de una negociación o de la firma de un acuerdo, porque se puede interpretar como un intento de condicionar voluntades. No debe tener un valor excesivo y si el receptor es una institución o cargo público habrá que cuidar que no exceda las normativas o códigos de buena conducta al respecto. Las ediciones limitadas de libros, de música o incluso de vino pueden ser una buena opción. Cada vez funcionan más los regalos que son experiencias como las entradas a espectáculos deportivos, óperas u otros eventos. 

Pueden existir, y de hecho existen, más opciones protocolarias. El protocolo no es un arte cerrado y todo está sujeto a múltiples interpretaciones, pero estas son de obligado cumplimiento para causar una buena impresión, ya que no existe una segunda oportunidad para causar una primera impresión



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