miércoles, 26 de marzo de 2014

BYOD. ¿Debe instaurarse en las empresas?

No es ninguna novedad que tanto los países nórdicos, Alemania e incluso Suiza son los países, tecnológicamente hablando, más avanzados de Europa. Pues bien a través de ellos lleva un tiempo entrando una rompedora tendencia que consiste en permitir a los empleados utilizar sus dispositivos móviles personales: teléfonos inteligentes y tablets, para establecer las necesarias comunicaciones en el desarrollo de sus tareas profesionales, haciendo uso de los recursos de la empresa.

El BYOD (Bring Your Own Device), así se llama al movimiento,  se ha encontrando con una mayor resistencia en los países del sur de Europa, España, Italia y Portugal, a causa de las incertidumbres surgidas en torno a la seguridad de los datos empresariales a los que el empleado puede acceder desde su dispositivo móvil personal.



El BYOD pretende aprovechar estas oportunidades para mejorar el rendimiento de los trabajadores y, como consecuencia, la eficacia de los procesos empresariales. Pero la filosofía de esta tendencia no se queda sólo en algo tan concreto como el dispositivo personal. Hay quien prefiere hablar de BYOT (bring your own technology) o incluso BYOB (bring your own behaviour), con lo que se va más allá, al englobar a las aplicaciones y aludir al comportamiento.
Dejando de lado los tipos de negocios y cada caso concreto, las ventajas para la empresa se derivan de las que obtienen los empleados. Al utilizar éstos sus propios dispositivos para trabajar, lo están haciendo con unas aplicaciones y un entorno tecnológico (que incluye navegador, procesador de textos o cliente de correo electrónico) al que están habituados.
De esta forma pueden trabajar más cómodamente. Se gana en efectividad y flexibilidad, desembocando en una productividad mayor a la larga, según explican desde Arsys.es
Las herramientas de cloud computing permiten que la empresa pueda ofrecer el mismo acceso al empleado, independientemente del equipo que utilice.
Pese a todas las virtudes que emanan del BYOD las empresas no ven en ello la panacea, y todavía sienten una amenaza respecto a la privacidad de datos.

Según un estudio de del Oracle European BYOD Index Report las empresas se muestran reticentes a su adopción una investigación que analiza la situación del fenómeno BYOD en 700 empresas europeas. El trabajo indica que el 44% de los empresarios solo permitiría la utilización de BYOD en sus organizaciones en circunstancias excepcionales. Un adicional 29% asegura que restringiría su uso a los empleados senior, mientras que el 22% de la muestra, lo que supone más de 150 empresas, asegura tener completamente prohibido almacenar datos e información de la empresa en sistemas ajenos a ésta. 
Estos datos ponen en evidencia que la seguridad preocupa 
a los directivos, pero no es menos verdad que, en ocasiones, el desconocimiento en torno a las posibilidades de una determinada solución puede torpedear el camino hacia el crecimiento de las organizaciones.




Parece ser que el BYOD  es un arma de doble filo para las empresas, pero a la vez éstas son las que deben de dar el impulso a esta tendencia.  Que los empleados utilicen sus propios dispositivos para el trabajo es algo que tiene que estar controlado. La implantación del BYOD no puede dejarse a la espontaneidad, sino que debe ser planificada.

No es otro que el departamento de IT el que tiene que conocer y entender las necesidades de los empleados, valorando la conveniencia de poner en marcha un plan de BYOD. Es trabajo de todos evaluar las ventajas y calcular los costes de planificación.

jueves, 20 de marzo de 2014

Contabilización automática y ClassicConta 6. Del lápiz contable al lector OCR


Las empresas, pymes o incluso microempresas tienen hoy en día un ritmo frenético de trabajo. La contabilidad desde sus inicios supuso un proceso largo que solía ser encargado a asesorías para ahorrar tiempo, pero no costes ya que el pago mensual para que realizasen el trabajo no era precisamente barato.

La contabilización automática vino a resolver estos  problemas. Con el lápiz digital se permitía crear asientos de forma mucho más rápida.  




A todo esto… ¿Qué es un lápiz digital? También llamado lápiz contable fue desarrollado y patentado a nivel internacional por C.A.T. El lápiz permitía la contabilización de las facturas (y sus cobros y pagos) que se hacía como quien subrayaba los apuntes de clase, y que evitaba meter los datos manualmente en el ordenador.

La verdad que supuso un gran salto en el campo de la  contabilidad, pero todo es susceptible de mejora y más cuando tratamos temas en los que aparece el vocablo tecnología. Aquí es cuando términos como fugaz u obsoleto adquieren nuevas dimensiones.

El lápiz contable fue reemplazado por programas que contenían lectores OCR.
Un lector de OCR facilita y minimiza nuestro trabajo ya que desde un PDF, o incluso desde una factura en papel, lo que hace es interpretar y digitalizar los datos que en ella podemos tener.

Caja del ClassicConta 6 


Y aquí entra en escena ClassicConta 6 de AIG, que gracias  a su lector OCR ahorra tiempo y minimiza errores. Este software permite diseñar los asientos automáticos predefinidos y sigue digitalizando con éxito las facturas.
Además es configurable y pese a tener un amplio paquete de "plantillas" (facturas ya predefinidas en el programa) permite "tunear" asientos automáticos propios según el tipo de factura que deseemos.  


Gracias a esta personalización y a la creación de listas de 
palabras clave, el usuario puede optimizar el proceso de 
reconocimiento de datos llegando así, a alcanzar un 90% de eficacia en la contabilización. Esto supone un ahorro de tiempo bastante superior al lápiz digital.

Proceso de contabilización automática en ClassicConta 6



Lo que destaca de la contabilización automática del  ClassicConta 6 es su facilidad de manejo y eficacia, ya que puedes escanear varias facturas desde el alimentador de hojas y al momento tenerlas ya en pantalla. Incluso si tu factura es digital y la tienes guardada en una carpeta de tu ordenador, con el simple gesto de arrastrarla el procesador de datos hará el resto.

Además si mientras se está escneando,  el programa detecta  un error, lanza un aviso mostrando los datos en rojo, facilitando la identificación y pudiendo así corregirlos.

Todo esto deja al lápiz contable como la tinta dejó al cincel y martillo, obsoleto.

Aquí tenéis un link interesante de cómo funciona ClassicConta 6 y su contabilización automática

martes, 18 de marzo de 2014

¿Deben las empresas y pymes externalizar parte de sus competencias?

Últimamente está en boca de todos el término “outsourcing”. Este anglicismo no significa otra cosa que, movilizar recursos hacia una empresa externa a través de un contrato. De esta forma, la compañía subcontratada desarrolla actividades en nombre de la primera.

Hoy día cada vez es más común que empresas, sobre todo pymes con escasos recursos, externalicen parte de sus funciones, sobre todo en campos de comunicación y marketing o de gestión y contabilidad.

Se abrieron multitud de temas de discusión acerca de si una empresa debe o no externalizar y como en todo en esta vida que va desde el blanco al negro, pasando por escala de grises, hay multitud de opiniones.






Pero, ¿de verdad merece la pena realizar el “outsourcing”?

Uno de los problemas que puede crear la externalización es sobre todo, la devaluación de la calidad del producto final. Al depender de agencias o sectores externos, éstos no tienen contacto directo con el producto o empresa a la que le realizan la labor, ya sea contabilidad, marketing, comunicación…

Por otro lado, las diversas metodologías de trabajo pueden repercutir en los resultados, sea que generen retrasos o que impacten directamente en el producto.

La externalización puede provocar una dependencia absoluta sobre el servicio que se subcontrata, así como poder llegar a un aumento excesivo sobre las tarifas. A todo esto hay que sumarle que si decidimos volver a reincorporar la tarea externalizada a nuestra empresa nos encontremos con un alto precio a la hora de reabsorberla.

Si externalizamos podemos llegar a tener la sensación de que perdemos el control sobre ese área.




Además a raíz de esta “impersonalidad” del área que delegamos, puede provocar un desconocimiento total y que eso repercuta en dificultades en el momento que queramos llevar a cabo la situación global de la empresa.

La empresa suele perder el contacto con el área que externaliza en cuanto a la gestión, que puede derivar en una ignorancia sobre el área externalizada.

Si se entregan procesos productivos, la organización tendrá dificultades para poder disponer de una visión global de la empresa en todas sus áreas. Estas dificultades provienen  de la dificultad de analizar y comparar información que provienen del suplidor externo.

En definitiva, no parece que la externalización sea la panacea para las empresas, ni siquiera para pymes o microempresas, pero es verdad que cada uno debe de analizar su caso en profundidad y de manera individualizada.

viernes, 14 de marzo de 2014

Sepa que es SEPA

La Zona Única de Pagos en Euros (en inglés, Single Euro Payments Area, SEPA),es una zona en la que consumidores y empresas pueden realizar cobros y pagos, dentro y fuera de las fronteras nacionales, en las mismas condiciones básicas y con los mismos derechos y obligaciones, independientemente del lugar en que se encuentren.
SEPA la componen los 28 Estados Miembros de la Unión Europea, cuatro miembros de la Asociación Europea de Libre Comercio (Islandia, Liechtenstein, Noruega, Suiza) y Mónaco.

El objetivo de SEPA es establecer instrumentos de pago con unos estándares comunes, eliminando las diferencias entre los pagos nacionales y los pagos transfronterizos. Esto supone una única y más sencilla manera de realizar pagos de forma eficaz.



Los instrumentos de pago incluidos en la SEPA son:
                                      Transferencias.
                                      Adeudos directos.

Incluye novedades para los pagos con tarjeta como son la obligatoriedad de incorporar un chip a las tarjetas, así como la autorización de las operaciones a través del código PIN. Con estas medidas se pretende incrementar el nivel de seguridad de las transacciones. Afecta tanto a tarjetas de crédito como de débito.


El 1 de febrero de 2014 estaba establecido como fecha límite de migración para las transferencias y los adeudos. Aunque como en todos lados existen excepciones, y en España, los anticipos de crédito y los recibos que se giran por cuaderno 32 se han declarado producto nicho, por lo que se establece una prórroga para su migración hasta el 1 de febrero de 2016.