Cuando se oye la palabra protocolo nos suele evocar
una impresión como de arcaico, antiguo y pomposo. Algo sólo apto para
ceremonias de alto postín.
Lo que no nos damos cuenta es que el protocolo es una
serie de normas que simplifican la vida. Y nos ayuda a mejorar nuestras
habilidades sociales.
No es necesario actuar como personas estiradas, sino
que al actuar con normalidad sepamos cómo se desarrolla un acto. Y detengámonos
un momento en este aspecto. Como acto
en protocolo no sólo se refiere a un acontecimiento oficial como una Proclamación o la Jura/Promesa de un cargo público.
Los eventos empresariales también son considerados como actos, y por ende gozan
también de protocolo.
La presentación.
Se harán en base a tres criterios, la edad, el sexo y
la posición que se ocupe en la empresa. Así la de menor rango presentará a la
de mayor. En este caso la persona encargada de recibirlos suele ser quien haga las
presentaciones.
El saludo es un apretón de manos (existen países que
se destila la inclinación e la cabeza en señal de respeto, así que si tu
empresa tiene negocios en el extranjero y te envía a países en los que el modo
de saludar es distinto, sería recomendable que buscases información acerca de
las presentaciones).
Una vez hechas las presentaciones parece que toca
abordar el tema del que se vino a hablar. Cierto pero incierto a la vez. Si
ejerces de anfitrión deberás comenzar tú la conversación pero tratando temas banales, aunque a la hora de
entrar en materia será también el anfitrión el primero en tocar los temas
importantes.
La cosa cambia según el escenario. Si el lugar de la
reunión pasa a ser un almuerzo o
cena, el anfitrión cederá al cliente la
iniciativa para hablar de negocios.
Entrando en las negociaciones debemos conocer bien nuestras limitaciones y
las de nuestros interlocutores. Hay que saber aprovechar nuestros puntos
fuertes y tratar de minimizar nuestros puntos débiles. Al contrario, trataremos
de "utilizar" en nuestro provecho los puntos más débiles de nuestro
interlocutor. Lo mejor es conocerse perfectamente a uno mismo, y conocer, en la
medida de lo posible, la personalidad y el entorno de nuestro interlocutor.
Ahora bien, hay que tratar de convencer y nunca de imponer. Trate de
persuadir haciéndoles ver que nuestras razones son mejores que las suyas.
 |
| Cualquier detalle es importante |
Si ya se da por cerrada la operación, se da por
zanjado el tema, pero no quiere decir que se despidan de forma abrupta. Lo que
hay que hacer es cambiar de conversación, algo más distendido. Aquí hay que
saber que puede haber ciertos temas que
pese a ser ajenos a la negociación, pueden enturbiar las buenas relaciones que
se habían fraguado. Es por ello que no se debe de hablar de políticas, deportes, sexo toros
o religión.
Pero en la reunión hay otros puntos importantes más
allá de las presentaciones y de la propia negociación en sí.
Indumentaria.
La mejor recomendación es informarse. Si duda o no puede
obtenerse esa información, habrá que decantarse por el estilo clásico, un valor
seguro. Traje con corbata lisa o sin corbata para los hombres, traje de
chaqueta o conjunto falda-blusa, para las mujeres. En la elegancia en el vestir
tanto para hombre como para mujer debe haber los siguientes requisitos:
comodidad, discreción y sobriedad. Y por supuesto adecuación al sector, porque
no visten igual los financieros que los creativos publicitarios.
 |
| Dos ejemplos de vestimenta correcta |
Tarjeta de
visita.
El diseño ha de ser sencillo y elegante, y en un papel de
calidad. Recuerda que representa la imagen de la empresa. Nunca debe tener
enmiendas ni tachones. Se entregarán en el momento de las presentaciones y, en
último caso al final, a modo de despedida.
En general, ha de entregarse con la mano derecha,
agarrada de una esquina dejando el nombre bien visible y en el sentido del
interlocutor, para que éste pueda ver nuestros datos de un primer vistazo. Es
de buena educación entretenerte un poco mirándola para demostrar interés.
Los regalos de
empresa.
Son algo muy socorrido, pero como todo dentro del
protocolo tienen una serie de reglas. No se deben hacer nunca antes de una
negociación o de la firma de un acuerdo, porque se puede interpretar como un
intento de condicionar voluntades. No debe tener un valor excesivo y
si el receptor es una institución o cargo público habrá que cuidar que no
exceda las normativas o códigos de buena conducta al respecto. Las ediciones limitadas
de libros, de música o incluso de vino pueden ser una buena opción. Cada vez
funcionan más los regalos que son experiencias como las entradas a espectáculos
deportivos, óperas u otros eventos.
Pueden existir, y de hecho existen, más opciones protocolarias. El protocolo no es un arte cerrado y todo está sujeto a múltiples interpretaciones, pero estas son de obligado cumplimiento para causar una buena impresión, ya que no existe una segunda oportunidad para causar una primera impresión.
